Dans un établissement financier, une règle qui n’est pas écrite n’existe pas pour le superviseur. L’arrêté du 3 novembre 2014 impose aux entreprises soumises au contrôle de l’ACPR d’élaborer et de tenir à jour des manuels de procédures, ainsi qu’une documentation décrivant leur contrôle interne. Ces documents sont demandés dès le dossier d’agrément, puis à chaque contrôle.
Paris Ouest Audit rédige ou met à jour ce corpus pour les établissements qui n’ont pas les ressources internes pour le faire : établissements de paiement et de monnaie électronique, sociétés de financement, entreprises d’investissement, et professions assujetties à la lutte contre le blanchiment.
Des manuels de procédures (article 254)
Les entreprises assujetties élaborent et tiennent à jour des manuels de procédures adaptés à leurs différentes activités, décrivant notamment les modalités d’enregistrement, de traitement et de restitution des informations, les schémas comptables et les procédures d’engagement des opérations.
Une documentation du contrôle interne (article 255)
Niveaux de responsabilité, attributions et moyens des dispositifs de contrôle, règles d’indépendance, procédures de sécurité informatique et de continuité d’activité, systèmes de mesure et de surveillance des risques, organisation du contrôle de la conformité.
Une documentation consultable (article 256)
Elle est organisée de façon à pouvoir être mise à la disposition, à leur demande, des dirigeants effectifs, de l’organe de surveillance, des commissaires aux comptes et du secrétariat général de l’ACPR.
Les procédures que nous rédigeons
Gouvernance et contrôle interne
Charte de contrôle interne, organisation des trois niveaux de contrôle, charte d’audit interne, plan de contrôle permanent, modalités de compte rendu aux dirigeants effectifs et à l’organe de surveillance.
Conformité
Procédures d’examen de la conformité, validation des nouveaux produits et des changements significatifs, gestion des conflits d’intérêts, traitement des réclamations.
Lutte contre le blanchiment
Classification des risques, entrée en relation et connaissance de la clientèle, vigilance et examen renforcé, déclaration de soupçon, gel des avoirs, formation : l’organisation et les procédures internes exigées par l’article L. 561-32 du code monétaire et financier.
Externalisation
Politique formalisée de contrôle des prestataires externes, évaluation préalable du risque, clauses contractuelles, tenue du registre des dispositifs d’externalisation (article 238).
Risques et continuité
Politiques de gestion des risques, procédures de suivi des incidents, dispositif de gestion de la continuité d’activité et plan d’urgence et de poursuite de l’activité (article 215).
Comptabilité et reportings
Schémas comptables, procédures d’arrêté, piste d’audit, production des états réglementaires.
Anticorruption
Pour les sociétés soumises à l’article 17 de la loi Sapin II : code de conduite, procédure d’évaluation des tiers, procédure de recueil des alertes, procédures de contrôles comptables.
Notre approche
Partir de vos pratiques réelles
Une procédure recopiée d’un modèle décrit une autre entreprise. Nous partons de vos processus, de vos outils et de votre organigramme, puis nous les confrontons aux exigences des textes.
Proportionner
Le contrôle interne s’adapte à la taille, au volume d’activité et à la complexité des risques (article 4). Un corpus court et appliqué vaut mieux qu’un manuel exhaustif que personne ne lit.
Rendre la procédure contrôlable
Chaque procédure précise qui fait quoi, à quel moment, avec quelle trace : c’est ce qui permettra ensuite au contrôle permanent et à l’audit de vérifier qu’elle est suivie.
Prévoir la mise à jour
Les textes évoluent et l’activité aussi. Chaque document est daté, versionné et rattaché à un responsable chargé de sa révision.
Méthodologie
De l’état des lieux à l’appropriation par vos équipes
1État des lieux▾
Recensement des procédures existantes, de l’activité agréée ou envisagée et des exigences applicables. Identification des écarts et priorisation.
2Entretiens et description des processus▾
Échanges avec les responsables opérationnels, la conformité et la direction, pour décrire les processus tels qu’ils fonctionnent.
3Rédaction▾
Rédaction des procédures dans un format homogène : objet, périmètre, rôles, étapes, contrôles, traces, références réglementaires.
4Revue et validation▾
Relecture par les responsables concernés, ajustements, puis validation par les dirigeants effectifs et, lorsque les textes le prévoient, par l’organe de surveillance.
5Diffusion et formation▾
Remise du corpus, présentation aux équipes et, sur demande, sessions de formation.
6Mise à jour▾
Sur demande, veille et révision périodique des procédures à la suite des évolutions réglementaires ou de l’activité.
Indépendance & limites de la mission
Rédiger ou auditer, pas les deux
Un auditeur ne contrôle pas des procédures qu’il a lui-même rédigées. Auprès d’un même établissement, nous n’assurons donc pas à la fois la rédaction des procédures et le contrôle périodique externalisé qui les évalue.
Incompatible avec la certification des comptes
Nous vérifions avant chaque mission l’absence d’incompatibilité avec nos mandats de commissariat aux comptes.
Les décisions restent les vôtres
Les choix d’organisation, les limites de risque et la validation des procédures relèvent des dirigeants de l’établissement. Nous les formalisons ; nous ne les prenons pas à leur place.
Hors périmètre juridique
La documentation contractuelle destinée à la clientèle et les consultations juridiques relèvent de vos avocats.
Honoraires
Premier rendez-vous
Gratuit
Un premier échange sans engagement pour cadrer vos besoins
Rédaction du corpus de procédures
Sur devis
Selon le nombre de procédures, l’activité agréée et l’existant à reprendre
Mise à jour ou procédure isolée
Sur devis
Révision d’un corpus existant ou rédaction d’une procédure ciblée
Chaque mission fait l’objet d’une proposition établie après un premier échange gratuit, puis d’une lettre de mission. Pour faire vérifier ensuite l’application des procédures par un tiers, voir nos missions d’audit bancaire et d’audit LCB-FT.
